Excel实例下载
  VBA  应用教程
    数据库SQL知识
设为首页
提高Excel数据处理的效率
作者:华山论剑 | 来源:网络转摘 | 时间:2009-06-26 | 阅读权限:游客 | 会员币:0 | 【

忙,但也时不时关心一下Excel方面的东西,这一晃发现又有半个多月没有在Excel吧更新东西了。今天看到“华山论剑”BLOG中的几篇文章,感觉有点意思,就收集如下:

一、提高效率的关键:报表与数据分离

很多人不曾留意报表与数据的区别。每一张报表都有很多数据,报表就是数据,数据要成为报表的形式才能被人接受,大多数人会这么认为。当然这种想法没什么错,只是数据既有汇总数据,也有明细数据,这里谈的主要指明细数据。

明细数据太琐碎庞杂了,我们看到的报表都是以某种方式分类汇总过的汇总数据,报表基于特定的目的,看起来直观明了,但不断编制各种大同小异的报表,却是繁琐而低效的。掌握适当的方法,从明细数据产生各种不同的分析报表是不难的,而数据一旦被汇总,要还原成明细数据却是不可能的。

举个简单的例子,财务部门可能会出费用报表,统计各部门、各个费用项目每个月发生了多少费用。我们经常看到这样类型的大报表,费用项目纵向列示,月份横向展开,形成一张交叉矩阵报表,每个部门一张报表,依次排开,已经颇为壮观。如果再要求跟预算做个比较,做报表已经快抓狂了。哪一天老板要开源节流,再换一两个角度看问题,可怜的财务人员,几乎要崩溃。

从结果看,多数报表之间差异是很大的,但其明细数据的来源却基本相同。当你理解报表与数据的差别,掌握足够的明细数据,学会从相同数据产生不同分析报表,情况就完全不同了。以不变应万变,万变不离其中。从开阔视野着眼,从学习方法入手。从容应对工作,才能更好享受生活。

二、提高效率的基础:数据标准化

前面讲过,如果学会从数据产生报表的方法,做报表将是比较容易的,而利用报表的数据制作另一张报表,难度就高得多了。且不说汇总数据不可能还原成明细数据,就算数据充分,由于报表为了格式漂亮,数据的存放不规范,要利用这些数据比较困难。

以前比较空闲的时候,曾经上过一个知名的Excel技术网站,作为热心人,帮助网友解答过一些技术问题,也浏览了许多高手的答问。提的问题千奇百怪,大量的情况是希望利用现有报表的数据编制新报表。国内有不少高手,相当热心,水平也非常不错,给出许多巧妙的解答。那些解答需要深厚的技术功底加上奇思妙想,并非一般用户所能掌握的,实在无法推广。而从标准数据产生报表,就简单得多了,才是可推广的比较彻底的解决方案。

所谓标准数据,严格的概念请学习数据库原理,这里通俗地介绍最关键的基本概念:

1、 不同于电子表格的随意性,每列数据表示同一种性质的内容

2、 每行数据表示独立的一笔业务

3、 交易记录尽可能用代码而非描述来表示一个具体事物,如客户、供应商、产品、部门等。

        尽管已经简化了许多,可能还是抽象了些,在后续讲解如何从数据产生报表时,结合具体数据再做说明会更清楚。

博主目前只写了两篇,期待下文,如果你对此也感兴趣,可以直接浏览其BLOG:

新浪地址:http://blog.sina.com.cn/excelcn

东方地址:http://blog.eastmoney.com/excel99

我也会继续关注,如果有更新,再接着转载到Excel吧!

文章录入:admin | 浏览次数:
相关评论(以下网友评论只代表其个人观点,不代表Excel吧的观点或立场)
相关信息

关于本站 | 留言本站 | 友情连接 | 后台管理
Copyright © 2005 - 2008 Excel吧 Inc. All Rights Reserved.
HxCms Ver9.0  闽ICP备06001689号
关闭此窗口